LPJ Amfibi Adkesma BEM FIB UI

Laporan Pertanggungjawaban

AMFIBI

“Advokasi Mahasiswa Baru FIB UI”

DEPARTEMEN ADVOKASI DAN KESEJAHTERAAN MAHASISWA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

UNIVERSITAS INDONESIA

2009

LEMBAR PENGESAHAN

Ketua BEM FIB UI                                                                                        Ketua Pelaksana

Noory Okthariza                                                                                 Muhammad Ridho Rachman

NPM. 0606091735                                                                                         NPM. 0806343973

Menyetujui,

Ketua DPM FIB UI

Wannihaq Yuhamrithama

NPM. 0606091911

Mengetahui,

Manager Kemahasiswaan dan Alumni FIB UI

Albert Roring, M. Hum

NIP. 131798603

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

KEGIATAN AMFIBI (Advokasi Mahasiswa Baru FIB UI)

FAKULTAS ILMU PENGTAHUAN BUDAYA

UNIVERSITAS INDONESIA

2009

PENDAHULUAN

            Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kelancaran bagi terlaksananya kegiatan AMFIBI (Advokasi Mahasiswa Baru FIB UI) dengan baik. Kegiatan ini merupakan sebuah kegitan rutin setiap tahunnya yang selenggarakan oleh Departemen Adkesma BEM FIB UI untuk memberikan bantuan bagi mahasiswa baru dalam memperoleh besaran biaya pendidikan.

            Dua tahun belakangan ini, Universitas Indonesia menerapkan sistem BOP Berkeadilan. Sebuah sistem pembebanan biaya perkuliahan yang disesuaikan dengan kemampuan finansial penanggung biaya dari mahasiswa. Jadi, tujuan dari kegiatan ini adalah membantu mahasiswa baru dalam memperoleh biaya pendidikan yang sesuai dengan finansialnya. Kegiatan ini juga merupakan wujud tanggung jawab Departemen Adkesma dalam mewujudkan kesejahteraan mahasiswa dalam hal biaya pendidikan.

            Dalam kegiatan ini, Departemen Adkesma secara langsung bekerja dalam menyosialisasikan sistem BOP Berkeadilan kepada para mahasiswa baru, menjaring permasalahan-permasalahan finansial, memindahkan data dari bentuk konkret kedalam bentuk digital, menentukan besaran biaya pendidikan bersama dekanat sesuai dengan rumus yang telah diberikan dari pihak Universitas, membantu proses berkeberatan yang diajukan oleh mahasiswa, mengadakan wawancara langsung, mengadakan pengecekan ke lapangan, dan membantu finansial secara langsung bagi mahasiswa yang benar-benar membutuhkan.

            Kegiatan Advokasi mahasiswa baru ini ditujukan khusus bagi para mahasiswa baru FIB UI program sarjana. Sebelumnya kegiatan Advokasi telah dilakukan bagi mahasiswa yang melalui jalur masuk SIMAK dan UMB. Alhamdulillah, kegiatan tersebut dapat berjalan dengan lancar. Dalam laporan ini adalah kegiatan Advokasi bagi mahasiswa baru jalur masuk melalui SNMPTN.

DESKRIPSI KEGIATAN

Nama Kegiatan           : AMFIBI (Advokasi Mahasiswa Baru FIB UI)

Penanggung jawab      : Muhammad Ridho Rachman (staf Departemen Adkesma BEM FIB UI    2008-2009)

Deskripsi kegiatan       : Sebuah kegiatan penting yang merupakan sarana membantu mahasiswa baru untuk mendapatkan besaran biaya pendidikan yang sesuai dengan kemampuan finansial si penanggung biaya.

Tujuan                         : menjadikan mahasiswa baru mendapatkan besaran biaya kuliah yang benar-benar sesuai dengan kemampuan ekonomi si penanggung biaya.

Sasaran                        : mahasiswa baru FIB UI 2009 program sarjana yang masuk melalui jalur SNMPTN yang benar-benar membutuhkan advokasi biaya pendidikan.

Parker                          : kegiatan ini cukup berhasil karena sosialisasi BOP Berkeadilan telah sampai kepada seluruh mahasiswa baru dan yang mengajukan berkas BOP Berkeadilan telah cukup puas dengan besaran yang ditetapkan oleh dekanat yang sesuai dengan  kemampuan ekonomi si penanggung biaya.

Tempat/waktu             : Fakultas Ilmu Budaya, lapangan di depan retorat, Fasilkom gedung B lantai 6 pada 3 Agustus sampai 27 Agustus 2009.

Anggaran dana            : Rp 2.000.000

PELAKSANAAN

v  Pra hari-H

            Persiapan kegiatan advokasi maba cukup baik. Dengan pengalaman yang ada dari advokasi mahasiswa jalur masuk SIMAK dan UMB, membuat segala kekurangan pada saat itu dapat diperbaiki dan diantisipasi supaya tidak kembali terjadi pada advokasi maba SNMPTN.

            Walaupun ada masalah yang cukup besar ketika departemen Kesma BEM UI menarik diri dari kegiatan advokasi. Namun, adanya koordinasi yang cukup baik antara tim Adkesma tiap fakultas dengaan dekanat dan rektorat subdit Kesejahteraan Mahasiswa sehingga tugas yang biasanya dipegang oleh Kesma BEM UI dapat ditopang bersama oleh semua pihak yang terlibat.

            Ketika dalam rapat persiapan terakhir, yang dalam hal ini Adkesma BEM FIB bekerja sama dengan departemen Humas FIB, mendapat sedikit masalah: stand yang harus berbagi dan koordinasi alur yang kurang baik, seakan-akan dipersulit kinerja Adkesma, yang dibuat tim penyelenggara lapangan registrasi mahasiswa baru, karena memang waktu kegiatan berbarengan dengan registrasi mahasiswa. Ditambah dengan akan banyaknya mahasiswa senior dari berbagai kepentingan yang juga mengadakan penyambutan di hari-H. oleh karena itu, panitia membuat persiapan dengan membekali pengetahuan kepada seluruh panitia agar bisa menangani sendiri maba mulai dari tahap penjaringan, pemberian informasi kepada maba, sampai pengisian form masalah finansial keluarga maba. Oleh karena itu, panitia bisa bekerja cepat dengan hasil yang maksimal.

v  Hari Pelaksanaan (3 Agustus-27 Agustus 2009)

            Di hari pelaksanaan, di lapangan depan rektorat, keadaan sangat ramai. Beruntung panitia mendapat tempat untuk mendirikan stand cukup teduh. Kami siapkan tempat yang nyaman agar maba bisa dengan baik mendapat informasi yang diberikan dan dapat mengisi form masalah finansial. Walau ada sedikit kekacauan alur yang membuat adanya mahasiswa yang tidak terjaring ke stand, beruntungnya tes kesehatan bagi maba diundur hari berikutnya, sehingga panitia dapat menjaring maba yang belum mendapatkan informasi dari panitia tentang pembayaran biaya pendidikan.

            Di hari pengentrian data, semua berjalan cukup lancar. Namun, kurangnya komputer yang digunakan membuat lamanya pengentrian sehingga panitia harus terburu-buru mengejar deadline. Kekurangan kelengkapan berkas bisa segera diberitahukan kepada mahasiswa via telepon untuk mereka segera melengkapinya.

            Di hari penetapan, tidak terjadi masalah yang cukup berarti. Penentuan diseahkan secara penuh kepada panitia yang nantinya dilaporkan kepada pihak dekanat.

            Pada waktu pengajuan keberatan, cukup banyak mahasiswa yang mengajukan keberatan, yang mekanismenya menggungakan e-mai. Ada yang benar-benar merasa keberatan dengan ketetapan biaya pendidikan yang dibuktikan dengan alasan yang logis ataupun ada yang cuma iseng atau coba-coba. Setelah disortir bersama-sama dengan pihak dekanat, panitia mengadakan wawancara langsung atau via telepon di beberapa hari berikutnya.

            Alasan keberatan mereka ada yang cukup kuat sehingga menguatkan argumen panitia kepada dekanat agar bisa menurunkan besaran biaya pendidikan. Namun, ada juga yang tidak, sehingga besaran biayanya tidak turun.

            Setelah itu, tahap pencicilan pertama. Ada sedikit masalah ketika memang ada mahasiswa yang benar-benar tidak memiliki uang untuk membayar cicilan pertama. Dari panitia mengumpulkan uang seadanya untuk membantunya dari hasil kolektif dari anggota BEM FIB.

v  Pasca Hari-H

            Alhamdulillah, seluruh mahasiswa telah membayar cicilan pertama. Walaupun, banyak dari mereka memperoleh uang dari meminjam. Oleh karena itu, bagi benar-benar mahasiswa yang membutuhkan untuk biaya pendidikan, kami rekomendasikan kepada pihak dekanat agar mendapatkan beasiswa.

EVALUASI

1.      Kelebihan

·         Dengan persiapan yang matang dan berdasarkan pengalaman sebelumnya, kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik. Masalah-masalah di lapangan bisa dengan cepat diatasi.

·         Target sosialisasi BOP-B 100% dapat tercapai berkat kesiapan dari panitia dan famplet yang dibagikan kepada mahasiswa baru.

·         Pembagian kerja yang baik dari tiap panitia sehingga dapat memaksimalkan SDM dengan baik dan kerja sama yang kompak antarpanitia.

·         Adanya kerja sama yang baik antara panitia dengan rektorat subdit Kesejahteraan Mahasiswa dan dekanat.

2.      Kekurangan

·         Kurang kondusifnya tempat penyosialisasian BOP Berkeadilan yang memang bertepatan dengan registrasi seluruh mahasiswa UI yang masuk melalui jalur SNMPTN yang membuat tidak efektifnya penyampaian sosialisasi yang diberikan kepada mahasiswa baru.

·         Stand tempat sosialisasi yang terlalu sempit, berdempet-dempetan dengan stand fakultas-fakultas  lain, dan banyak stand lain yang harus dikunjungi mahasiswa baru setelah stand BOP-B membuat sosialisasi tidak berjalan sesuai dengan keinginan.

·         Kurangnya komputer yang digunakan untuk memindahkan berkas-berkas ke bentuk digital sehingga harus terburu-buru memasukkan data untuk mengejar dateline.

·         Sedikitnya waktu yang diberikan oleh universitas dalam proses pengajuan keberatan, sehingga kami rasa banyak mahasiswa yang terburu-buru menyetujui besaran biaya pendidikan untuk langsung membayar cicilan pertama.

3.                  solusi

·         memberikan pembekalan kepada semua panitia agar bisa mengerti seluruh tugas untuk mengefisiensikan waktu. Memberikan selebaran yang berisikan informasi mengenai biaya pendidikan, dan juga dicantumkan kontak yang bisa dihubungi apabila maba ingin bertanya terkait biaya pendidikan.

·         Mengadakan koordinasi dengan stand lainnya agar mengarahkan maba ke stand Adkesma. Menjaring maba di stand sebelumnya agar tidak ada maba yang pergi ke tempat lain dulu sebelum ke stand Adkesma.

·         Memasukkan data ke komputer dengan maksima waktu sampai menjelang malam walau dengan komputer yang terbatas.

·         menghubungi maba yang mengajukan keberatan untuk tidak terburu-buru membayar. sebelum ada konfirmasi dari panitia kalau pengajuan kebertarannya diterima.

PENUTUP

            Demikian laporan pertanggungjawban ini kami buat. Terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu hingga tercapainya target dalam kegiatan ini. Untuk seluruh pengurus dan anggota BEM FIB, pihak rekorat, dan dekanat. Dan terima kasih pula kepada para mahasiswa baru yang telah bersedia kami bantu. Berkuliahnya kalian di kampus ini dan tidak adanya masalah dalam biaya pendidikan adalah merupakan sebuah kesenangan  tersendiri di hati kami. Dan kita semua berharap semoga kegiatan-kegiatan advokasi seperti ini akan terus berlanjut untuk membantu mahasiswa-mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam biaya pendidikan.